POLITYKA PRYWATNOŚCI SKLEPU INTERNETOWEGO EMDATA.PL

Data ostatniej aktualizacji: 3 września 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem sklepu internetowego dostępnego pod adresem www.emdata.pl jest:

EM-DATA Sp. z o.o.
ul. Kraterowa 45
91-613 Łódź
NIP: 7282877231
e-mail: kontakt@emdata.pl
tel.: +48 733 935 715

dalej jako „Administrator”, „Sprzedawca” lub „EM-DATA”.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem przede wszystkim za pośrednictwem adresu e-mail kontakt@emdata.pl.

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze Sklepu, w szczególności klientów, użytkowników posiadających konto, odbiorców przesyłek, osób kontaktujących się ze Sprzedawcą oraz osób korzystających z innych funkcjonalności Sklepu.

2. Podstawowe zasady przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).

Dane są przetwarzane zgodnie z zasadami zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa.

Administrator dąży do przetwarzania wyłącznie danych rzeczywiście potrzebnych do realizacji określonego celu.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu mogą być przetwarzane w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwa firmy,
• NIP,
• adres siedziby lub adres rozliczeniowy,
• adres dostawy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane dotyczące zamówienia,
• informacje o zakupionych produktach,
• informacje o sposobie dostawy,
• informacje dotyczące płatności, w zakresie udostępnianym Sprzedawcy przez operatora płatności,
• dane potrzebne do wystawienia dokumentów księgowych i podatkowych,
• informacje związane z reklamacjami, zwrotami lub odstąpieniem od umowy,
• treść korespondencji prowadzonej ze Sprzedawcą,
• historia kontaktów dotyczących obsługi zamówienia,
• dane dotyczące konta klienta,
• adres IP,
• dane urządzenia i przeglądarki,
• informacje zawarte w cookies oraz podobnych technologiach,
• informacje o korzystaniu ze Sklepu,
• dane niezbędne do zapobiegania nadużyciom oraz ochrony praw Sprzedawcy.

Administrator nie wymaga przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO.

Użytkownik powinien powstrzymać się od zamieszczania w polach „uwagi do zamówienia”, formularzach oraz korespondencji danych szczególnie chronionych, jeżeli nie jest to rzeczywiście konieczne.

4. Realizacja zamówień i umów sprzedaży

Dane Klienta są przetwarzane w celu:

• przyjęcia i obsługi zamówienia,
• komunikacji dotyczącej jego realizacji,
• przygotowania produktów do wysyłki,
• realizacji dostawy,
• obsługi płatności,
• realizacji zawartej umowy,
• obsługi posprzedażowej.

Podstawą przetwarzania jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy.

Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia jest dobrowolne, ale brak ich podania może uniemożliwić złożenie lub wykonanie zamówienia.

5. Wysyłka bezpośrednio z magazynu hurtowni lub dostawcy

Niektóre produkty mogą być wysyłane do Klienta bezpośrednio z magazynu współpracującego z EM-DATA producenta, importera, dystrybutora, hurtowni, dostawcy lub partnera logistycznego.

W takim przypadku Administrator może przekazać danemu podmiotowi dane niezbędne do wykonania konkretnej dostawy, w szczególności:

• imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy,
• adres dostawy,
• numer telefonu,
• adres e-mail, jeżeli jest wymagany do realizacji lub monitorowania przesyłki,
• informacje o produktach, które mają zostać wysłane,
• informacje potrzebne do prawidłowego oznaczenia i doręczenia przesyłki.

Administrator ogranicza zakres danych przekazywanych partnerowi do danych potrzebnych do wykonania danej wysyłki.

Partner realizujący przesyłkę może występować — zależnie od charakteru współpracy i wykonywanych czynności — jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora albo jako odrębny administrator w zakresie, w którym samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania wynikające z jego obowiązków prawnych.

Przekazanie danych w tym zakresie nie oznacza uprawnienia partnera do używania danych Klienta do własnych celów marketingowych, jeżeli brak jest odrębnej podstawy prawnej.

6. Odbiorca przesyłki inny niż kupujący

Klient może wskazać jako odbiorcę zamówienia inną osobę.

W takim przypadku Administrator przetwarza dane wskazanego odbiorcy w zakresie niezbędnym do realizacji dostawy, w szczególności jego imię i nazwisko, adres, telefon lub adres e-mail.

Podstawą takiego przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes Administratora oraz Klienta polegający na prawidłowym wykonaniu zamówienia i dostarczeniu produktu osobie wskazanej przez Klienta, tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Klient powinien przekazywać wyłącznie prawidłowe dane osoby, którą jest uprawniony wskazać jako odbiorcę przesyłki.

7. Płatności

Jeżeli Klient korzysta z elektronicznych metod płatności, dane niezbędne do przeprowadzenia płatności mogą być przekazywane właściwemu operatorowi płatności, bankowi lub innej instytucji uczestniczącej w rozliczeniu transakcji.

Operatorzy płatności mogą działać jako niezależni administratorzy danych w zakresie realizowanych przez siebie usług.

EM-DATA co do zasady nie otrzymuje pełnych danych kart płatniczych Klienta, jeżeli obsługa takich danych odbywa się bezpośrednio w systemie operatora płatności.

8. Dostawa

Dane niezbędne do doręczenia przesyłki mogą być przekazywane:

• firmom kurierskim,
• operatorom pocztowym,
• operatorom automatów paczkowych,
• brokerom usług kurierskich,
• partnerom logistycznym,
• hurtowniom lub dystrybutorom realizującym wysyłkę bezpośrednią.

Zakres przekazywanych danych jest ograniczany do informacji potrzebnych do realizacji doręczenia.

9. Faktury, księgowość i obowiązki podatkowe

Administrator przetwarza dane w celu:

• wystawiania dokumentów księgowych,
• prowadzenia ksiąg i ewidencji wymaganych przepisami,
• rozliczeń podatkowych,
• realizowania obowiązków dotyczących fakturowania,
• wykonywania obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur, jeżeli mają zastosowanie,
• przekazywania danych właściwym organom publicznym w przypadkach wymaganych przepisami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

Dokumentacja jest przechowywana przez okres wymagany odpowiednimi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

10. Konto Klienta

Jeżeli Sklep umożliwia założenie konta, dane użytkownika mogą być przetwarzane w celu:

• prowadzenia konta,
• umożliwienia logowania,
• prezentowania historii zamówień,
• ułatwienia składania kolejnych zamówień,
• zarządzania ustawieniami konta.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane związane z kontem są przetwarzane przez okres jego istnienia, a po jego usunięciu dane mogą być nadal przechowywane w zakresie wymaganym przepisami lub potrzebnym do ochrony przed roszczeniami.

11. Kontakt i obsługa klienta

Dane przesłane poprzez:

• pocztę elektroniczną,
• formularze kontaktowe,
• formularze zgłoszeń,
• telefon,
• korespondencję dotyczącą zamówienia,

są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi oraz obsługi zgłoszenia.

Podstawą może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — jeżeli kontakt dotyczy umowy albo działań zmierzających do jej zawarcia,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w pozostałych przypadkach, jako prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji oraz obsłudze klientów.

12. Reklamacje, zwroty i odstąpienia od umowy

Dane są przetwarzane w celu obsługi:

• reklamacji,
• zgłoszeń dotyczących zgodności towaru z umową,
• odstąpienia od umowy,
• zwrotów,
• roszczeń gwarancyjnych,
• innych spraw posprzedażowych.

Podstawą może być wykonanie umowy, realizacja obowiązku prawnego albo prawnie uzasadniony interes Administratora w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

13. Zapobieganie nadużyciom i bezpieczeństwo

Administrator może przetwarzać dane w celu:

• ochrony Sklepu przed atakami i nadużyciami,
• zabezpieczenia kont klientów,
• zapobiegania oszustwom,
• wyjaśniania podejrzanych transakcji,
• ochrony systemów teleinformatycznych,
• ustalania przebiegu zdarzeń w przypadku incydentów bezpieczeństwa.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa działalności, klientów oraz systemów informatycznych.

14. Dochodzenie i obrona roszczeń

Administrator może przechowywać oraz wykorzystywać dane w zakresie niezbędnym do:

• ustalenia istnienia roszczenia,
• dochodzenia należności,
• prowadzenia postępowań reklamacyjnych,
• ochrony przed nieuzasadnionymi roszczeniami,
• postępowań sądowych,
• postępowań egzekucyjnych,
• postępowań przed organami administracji,
• wykazania prawidłowego wykonania obowiązków przez EM-DATA.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane mogą być przechowywane do czasu upływu odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń, a w przypadku wszczęcia postępowania — do jego prawomocnego zakończenia oraz zakończenia czynności niezbędnych do wykonania rozstrzygnięcia.

15. Newsletter i informacje handlowe

Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera lub wyrazi odpowiednią zgodę marketingową, jego dane mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji handlowych i marketingowych.

Korzystanie z poczty elektronicznej, telefonu albo innych telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do przesyłania informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego, wymaga uprzedniej zgody na zasadach określonych w Prawie komunikacji elektronicznej.

Użytkownik może wycofać zgodę w każdym czasie, a jej wycofanie powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

16. Marketing własny

Administrator może prezentować w Sklepie informacje o własnych produktach, promocjach lub usługach.

Jeżeli działania marketingowe wiążą się z wykorzystaniem danych osobowych albo bezpośrednim kontaktem z konkretną osobą, Administrator stosuje odpowiednią podstawę prawną oraz uzyskuje dodatkowe zgody wymagane przez przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

17. Cookies i technologie podobne

Sklep wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie zgodnie z odrębną Polityką cookies.

W przypadku cookies wymagających zgody użytkownik może dokonać wyboru za pomocą panelu zarządzania zgodami.

Szczegółowe zasady, kategorie cookies, cele oraz sposób zmiany zgody opisuje Polityka cookies.

18. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, w szczególności:

1. dostawcom systemu sklepu internetowego i infrastruktury IT;
2. dostawcom usług hostingowych;
3. podmiotom świadczącym obsługę informatyczną;
4. operatorom płatności i bankom;
5. przewoźnikom i operatorom logistycznym;
6. operatorom automatów paczkowych;
7. brokerom kurierskim;
8. producentom, importerom, hurtowniom, dystrybutorom oraz dostawcom realizującym wysyłkę bezpośrednią;
9. podmiotom księgowym i podatkowym;
10. organom podatkowym i innym organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa;
11. dostawcom usług komunikacyjnych;
12. dostawcom rozwiązań analitycznych lub marketingowych — w zakresie dopuszczonym prawem i zgodami użytkownika;
13. kancelariom prawnym;
14. firmom windykacyjnym;
15. sądom, komornikom i innym organom uprawnionym;
16. ubezpieczycielom, jeżeli uczestniczą w rozpatrywaniu szkody;
17. dostawcom systemów bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania nadużyciom.

Każdy podmiot otrzymuje dane wyłącznie w zakresie odpowiednim do wykonywanych przez niego czynności.

19. Sky-Shop i dostawcy technologiczni

Sklep funkcjonuje przy wykorzystaniu zewnętrznego oprogramowania oraz infrastruktury zapewnianej przez dostawców usług informatycznych, w tym systemu służącego do prowadzenia sklepu internetowego.

Podmioty takie mogą mieć dostęp do danych wyłącznie w zakresie koniecznym do utrzymania, zabezpieczenia i obsługi systemu oraz na zasadach wynikających z odpowiednich umów i przepisów.

20. Platformy sprzedażowe i inne kanały

Jeżeli Klient dokonuje zakupu lub kontaktuje się z EM-DATA za pośrednictwem zewnętrznej platformy handlowej, dane mogą być również przetwarzane przez operatora tej platformy na zasadach określonych w jego dokumentacji.

EM-DATA przetwarza otrzymane za pośrednictwem platformy dane w zakresie potrzebnym do wykonania zamówienia, obsługi klienta, wykonania obowiązków prawnych oraz ochrony swoich praw.

21. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii wykorzystywanych przez Administratora mogą korzystać z infrastruktury znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do przekazania danych poza EOG, odbywa się ono z wykorzystaniem mechanizmów dopuszczonych przez RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony,
• standardowych klauzul umownych,
• innych mechanizmów przewidzianych prawem.

Zakres transferów zależy od rzeczywiście wykorzystywanych w danym czasie usług.

22. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej niż jest to potrzebne dla celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków ustawowych oraz konieczności ochrony przed roszczeniami.

W szczególności:

• dane dotyczące zamówień — przez okres realizacji umowy oraz do upływu odpowiedniego terminu przedawnienia roszczeń;
• dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany prawem;
• reklamacje i zwroty — przez czas obsługi sprawy oraz okres potrzebny do zabezpieczenia roszczeń;
• dane konta — do usunięcia konta, a następnie w zakresie uzasadnionym obowiązkami prawnymi i roszczeniami;
• dane marketingowe — do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu;
• dowody wyrażenia zgód — przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości ich uzyskania oraz zabezpieczenia Administratora przed roszczeniami;
• dane techniczne i bezpieczeństwa — przez okres adekwatny do celu zabezpieczenia systemu;
• dane związane z cookies — zgodnie z Polityką cookies.

23. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

Jednak dane wymagane do:

• zawarcia umowy,
• dostawy,
• dokonania płatności,
• wystawienia faktury,
• obsługi reklamacji,

są konieczne do prawidłowego wykonania określonej czynności.

Brak ich podania może uniemożliwić wykonanie usługi albo realizację zamówienia.

24. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych,
• uzyskania kopii danych,
• sprostowania danych,
• uzupełnienia danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania.

Wnioski można kierować na:

kontakt@emdata.pl

Administrator może poprosić o informacje umożliwiające potwierdzenie tożsamości osoby składającej wniosek, jeżeli jest to konieczne dla ochrony danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej.

25. Prawo sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

W przypadku przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego sprzeciw wobec takiego przetwarzania może zostać wniesiony w każdym czasie.

26. Wycofanie zgody

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, można ją wycofać w każdym czasie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

27. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Skorzystanie z prawa do skargi nie wyłącza możliwości korzystania z innych środków ochrony prawnej.

28. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator może korzystać z automatycznych narzędzi służących analizie ruchu, dopasowaniu treści lub prowadzeniu działań marketingowych, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz zostały uzyskane wymagane zgody.

Administrator nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, chyba że użytkownik zostanie odrębnie poinformowany o takim procesie i jego podstawie prawnej.

29. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju przetwarzanych danych oraz występującego ryzyka.

Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób oraz podmiotów, które potrzebują go do wykonywania określonych zadań.

Administrator podejmuje działania mające ograniczyć ryzyko przypadkowego lub niezgodnego z prawem:

• zniszczenia danych,
• utraty danych,
• zmiany danych,
• ujawnienia danych,
• dostępu osób nieuprawnionych.

30. Naruszenia ochrony danych

Jeżeli wystąpi naruszenie ochrony danych osobowych, Administrator dokonuje jego oceny i podejmuje działania wymagane przez RODO.

Jeżeli przepisy tego wymagają, naruszenie zostanie zgłoszone właściwemu organowi nadzorczemu oraz osobom, których dane dotyczą.

31. Aktualność danych przekazywanych przez Klienta

Klient powinien podawać dane prawidłowe i aktualne.

W szczególności dotyczy to danych odbiorcy oraz adresu dostawy.

Administrator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Klienta błędnych danych w zakresie, w jakim skutek wynika bezpośrednio z podania takich danych i odpowiedzialności tej nie można przypisać Administratorowi na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

32. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może zmieniać niniejszą Politykę w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian sposobu funkcjonowania Sklepu,
• wdrożenia nowych usług,
• zmian dostawców,
• zmian technologicznych,
• zmian organizacyjnych mających wpływ na przetwarzanie danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Sklepie.

Zmiana Polityki nie ogranicza praw nabytych przez osoby, których dane dotyczą.

33. Relacja z innymi dokumentami

Niniejszą Politykę należy czytać łącznie z:

• Regulaminem Sklepu,
• Polityką cookies,
• informacjami udostępnianymi w formularzach oraz przy poszczególnych usługach.

Jeżeli określony proces wymaga przekazania dodatkowej informacji na podstawie RODO, Administrator może przekazać ją również w odrębnym komunikacie.

34. Postanowienia końcowe

Żadne postanowienie niniejszej Polityki nie ogranicza praw osób fizycznych wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Jeżeli określone postanowienie okaże się niezgodne z bezwzględnie obowiązującym przepisem, zastosowanie znajduje właściwy przepis prawa, a pozostała część Polityki pozostaje w mocy w najszerszym prawnie dopuszczalnym zakresie.

EM-DATA Sp. z o.o.
ul. Kraterowa 45, 91-613 Łódź
NIP: 7282877231
e-mail: kontakt@emdata.pl
tel.: +48 733 935 715

Ostatnia aktualizacja: 3 września 2026 r.